- Chờ người hay chờ quyết định?
- Ai cũng bận mà xe vẫn đứng
- Thử tưởng tượng ngày mai có thêm một người
- Có thêm người mà vẫn trễ
- Người giỏi nhất chạy nhiều nhất
- Hãy nhìn một ngày đông bình thường
- Có lúc việc đã vào xưởng quá nhiều ngay từ đầu
- Thêm người hay sắp lại trước?
- Khi nào chuyện điều phối mới đáng xem nghiêm túc?
- Còn khi thiếu người là thật
- Nếu vẫn không biết xưởng đang nghẽn ở đâu
Ngày ít xe, xưởng chạy khá trơn.
Mỗi người biết phần mình. Xe vào rồi đi tiếp. Có lỗi thì còn thời gian xử lý.
Cũng từng ấy người, tới ngày đông thì mọi thứ bắt đầu khác.
Một xe nằm chờ.
Người này đang làm dở phải chạy sang xe khác.
Có phần đã xong nhưng chưa ai xem lại.
Gần giờ giao mới phát hiện một chỗ phải làm lại.
Cuối cùng, người làm chắc nhất lại chạy khắp xưởng để gỡ từng việc.
Nhìn cảnh đó, câu dễ nghĩ nhất là:
“Thiếu người rồi.”
Có thể đúng.
Nhưng trước khi tuyển thêm, nên nhìn xem xe đang bắt đầu phải chờ ở đâu.
Chờ người hay chờ quyết định? #
Một chiếc xe đứng lại không phải lúc nào cũng vì không có ai rảnh.
Có xe phải chờ vì chỉ một người làm được phần tiếp theo.
Có xe lại đứng vì chưa ai quyết việc nào phải làm trước.
Có người đã làm xong phần mình nhưng không biết giao tiếp cho ai.
Có xe gần hoàn thiện rồi vẫn nằm đó vì chưa ai kiểm tra.
Nhìn từ xa, tất cả đều giống nhau: xưởng bận và xe chậm.
Nhưng thứ cần sửa lại khác nhau.
| Xe hoặc người đang phải chờ gì? | Nên nhìn trước vào đâu? |
|---|---|
| Việc đã rõ nhưng không có người rảnh để làm | Có thể đang thiếu sức làm thật |
| Không biết xe nào làm trước hoặc ai chịu phần đó | Cách phân việc và ưu tiên |
| Làm xong nhưng chưa có ai xem lại | Khâu kiểm tra đang bị nghẽn |
| Cứ làm xong rồi phải quay lại sửa | Chất lượng hoặc bàn giao đang có vấn đề |
Chỉ cần xác định đúng chỗ bắt đầu phải chờ, câu chuyện đã khác khá nhiều.
Ai cũng bận mà xe vẫn đứng #
Một ngày đông có thể nhìn rất “đầy công suất”.
Không ai ngồi không.
Ai cũng đang cầm máy, đi lại, trả lời nhau hoặc xử lý một việc nào đó.
Nhưng bận không đồng nghĩa với việc xe đang tiến đều.
Một người có thể mất nhiều thời gian:
- chuyển qua lại giữa hai xe;
- tìm vật tư;
- chờ người khác quyết;
- quay lại sửa phần đã làm;
- kiểm tra hộ quá nhiều xe;
- dừng việc đang làm để cứu một ca khác.
Cuối ngày, mọi người đều mệt.
Số xe hoàn thành lại không tăng tương ứng.
Trường hợp này, thêm người chưa chắc chạm đúng chỗ đang làm xưởng chậm.
Thử tưởng tượng ngày mai có thêm một người #
Không cần tính biên chế hay chi phí ngay.
Chỉ thử hỏi:
Nếu ngày mai có thêm một người làm nghề tương đương, chính xác phần chờ nào sẽ biến mất?
Nếu câu trả lời rất rõ:
“Ba ngày đông liên tiếp đều có xe nằm chờ vì không còn ai rảnh để làm phần chuẩn bị.”
thì chuyện thiếu người đáng xem nghiêm túc hơn.
Nhưng nếu câu trả lời là:
“Chắc có thêm người thì đỡ rối.”
thì vẫn còn thiếu một bước.
Vì một người mới đi vào một ca vốn chưa rõ ai làm gì, việc nào trước, ai kiểm tra, có thể khiến số lần hỏi và bàn giao còn tăng lên.
Thêm tay làm có ích nhất khi mình biết tay làm đó sẽ tháo chỗ nào đang bị đứng.
Có thêm người mà vẫn trễ #
Một xưởng có thể đông người hơn trước nhưng cuối ngày vẫn chạy gấp.
Lúc đó nên nhìn vào những đoạn nối giữa công việc.
Ví dụ:
xe được giao cho một người nhưng giữa ca lại đổi sang người khác.
Một phần hoàn thành rồi, người sau không biết trước đó đã xử lý tới đâu.
Hai người cùng nghĩ người kia sẽ kiểm tra.
Một xe chưa gấp lại được đẩy lên trước, rồi một lát sau bị đổi thứ tự.
Gần giờ giao mới có người rà lại cả xe.
Khi đó, vấn đề không nằm đơn giản ở số người.
Công việc đang mất thời gian trong lúc chuyển từ người này sang người khác hoặc từ bước này sang bước tiếp theo.
Người giỏi nhất chạy nhiều nhất #
Một dấu hiệu khác thường bị hiểu nhầm là “xưởng vẫn đang ổn”.
Ngày nào đông xe, có một người chạy liên tục.
Chỗ này hỏi.
Chỗ kia gọi.
Xe sắp giao thì sang kiểm tra.
Có lỗi thì tự vào sửa.
Cuối cùng xe vẫn ra được.
Nhưng nếu bỏ người đó khỏi một ca đông, mọi thứ bắt đầu rối rất nhanh, nên nhìn kỹ chuyện gì đang được người đó giữ lại.
Có thể họ đang bổ sung tay nghề mà xưởng thật sự thiếu.
Cũng có thể họ đang âm thầm:
- quyết việc nào làm trước;
- nhắc ai quay lại xe nào;
- xem phần nào chưa đạt;
- kéo những việc bị bỏ sót về đúng chỗ.
Hai trường hợp này dẫn tới hai câu hỏi khác nhau.
Một bên là thiếu khả năng làm việc.
Một bên là xưởng đang phụ thuộc vào một người để giữ mọi thứ khỏi rời ra.
Hãy nhìn một ngày đông bình thường #
Một ngày lễ, ba người nghỉ cùng lúc hay máy hỏng không phải ngày tốt nhất để kết luận xưởng cần thêm người lâu dài.
Ngày đáng xem hơn là kiểu ngày đông vẫn thường quay lại.
Số xe tương tự.
Loại dịch vụ tương tự.
Đội ngũ bình thường vẫn có mặt.
Nếu cứ tới mức tải đó là cùng một chỗ bắt đầu ùn lại, tín hiệu đáng tin hơn.
Ví dụ:
- cứ sau 3 giờ chiều là xe chờ kiểm tra;
- cứ có hai ca đánh bóng cùng lúc là một xe phải đợi;
- cứ nhận nhiều xe giao cùng giờ là cả nhóm bắt đầu đổi việc liên tục;
- cứ một người nghỉ giữa ca là không ai biết phần còn lại ai theo.
Lúc đó, mình không còn nhìn một ngày xấu.
Mình đang nhìn một điểm yếu lặp lại.
Có lúc việc đã vào xưởng quá nhiều ngay từ đầu #
Rối không phải lúc nào cũng bắt đầu từ khu vực thi công.
Có ngày xưởng nhận quá nhiều xe cùng hẹn một khung giờ.
Khi xe đã vào hết, người bên trong chỉ còn cách chạy.
Nếu việc được hứa trước nhiều hơn khả năng xử lý trong khoảng thời gian đó, thêm người ở một đoạn có thể vẫn không giải quyết hết chuyện giao trễ.
Lúc này nên nhìn từ lúc nhận xe:
- bao nhiêu xe cùng hẹn;
- loại việc nào kéo dài;
- ca nào không có khoảng đệm;
- việc gấp được chen vào lúc nào.
Nếu vấn đề bắt đầu trước khi kỹ thuật viên chạm vào xe, đừng đặt toàn bộ câu hỏi lên người đang làm ở cuối chuỗi.
Thêm người hay sắp lại trước? #
Có một cách kiểm tra khá thực tế.
Chọn một ngày đông thường gặp.
Không đổi số người.
Chỉ làm rõ vài chuyện từ đầu:
- xe nào phải xong trước;
- mỗi xe ai theo chính;
- lúc nào cần kiểm tra;
- phần nào chưa đạt thì trả lại cho ai;
- hạn chế đổi người giữa chừng nếu không thật sự cần.
Sau ca đó, nhìn xem chỗ ùn cũ có giảm đáng kể không.
| Nếu sau khi làm rõ công việc… | Điều đó gợi ý |
|---|---|
| Xe vẫn chờ đúng một loại người hoặc một vị trí làm việc | Thiếu sức làm thật đáng xem tiếp |
| Xe chạy tốt hơn rõ dù số người không đổi | Cách phân việc, kiểm tra hoặc bàn giao đang là phần lớn vấn đề |
| Vẫn phải có một người chạy đi cứu khắp nơi | Cần nhìn kỹ xưởng đang phụ thuộc người đó ở việc gì |
| Cùng một lỗi vẫn lặp qua nhiều người | Vấn đề có thể rộng hơn chuyện thiếu người hay điều phối |
Bảng này không dùng để quyết ngay chuyện tuyển người.
Nó chỉ giúp loại bớt một nhầm lẫn rất phổ biến: thấy đông và chậm rồi mặc định rằng thiếu người.
Khi nào chuyện điều phối mới đáng xem nghiêm túc? #
Có những ngày số người thực ra không đổi, nhưng ca chạy khác hẳn khi một người:
- biết xe nào cần ưu tiên;
- biết ai đang giữ phần nào;
- nhìn được xe nào sắp mắc;
- yêu cầu sửa sớm thay vì đợi gần giờ giao;
- không để mọi người tự đổi việc liên tục.
Nếu sự khác biệt này lặp qua nhiều ca, xưởng có thể đang thiếu một phần công việc mà trước đó không ai thật sự chịu.
Đó chưa phải kết luận rằng cần một chức danh quản lý mới.
Cũng chưa nói người đang đứng ra giữ việc nên nhận vai trò đó.
Nó chỉ cho thấy: khi tải tăng, ngoài tay làm còn có việc phải giữ cho nhiều phần chạy cùng nhau.
Ai nên chịu phần đó là một câu hỏi tiếp theo.
Còn khi thiếu người là thật #
Có những trường hợp khá rõ.
Xe đã được chia đúng.
Ai làm gì đều biết.
Ít phải làm lại.
Không mất nhiều thời gian chờ quyết định.
Người kiểm tra vẫn theo kịp.
Nhưng tới ngày đông bình thường, tất cả người có thể trực tiếp làm việc đều đã kín, xe vẫn phải nằm chờ lâu trước khi có người chạm tới.
Nếu tình trạng đó lặp lại, thiếu sức làm trở thành một khả năng mạnh hơn.
Lúc này mới đáng đi tiếp sang câu hỏi nguồn lực:
- đang thiếu tay ở phần nào;
- thiếu người có kỹ năng gì;
- hay thiếu một vị trí, thiết bị hoặc chỗ làm cụ thể.
Bài này không cần đi sâu tới chuyện nên tuyển bao nhiêu.
Quan trọng là đã biết vấn đề không còn chỉ là “xưởng rối”.
Nếu vẫn không biết xưởng đang nghẽn ở đâu #
Không cần gửi một bản mô tả dài.
Chọn một ca đông gần nhất và kể lại theo thứ tự:
Có bao nhiêu xe → xe nào bắt đầu phải chờ trước → đang chờ ai hoặc chờ việc gì → lúc nào phải đổi người hoặc làm lại → cuối cùng ai là người phải đứng ra gỡ ca.
Chỉ một ca cụ thể thường hữu ích hơn câu:
“Xưởng em đông là rối.”
DVN có thể dựa vào đó để nhìn xem chuyện đang nghiêng về:
- thiếu sức làm;
- việc phân chia chưa rõ;
- khâu kiểm tra;
- phụ thuộc một người;
- hay một vấn đề rộng hơn của cả xưởng.
Mục tiêu trước tiên là tìm đúng chỗ công việc bắt đầu bị đứng.
Biết được điểm đó rồi, chuyện nên thêm người, đổi cách làm hay mở câu hỏi về trách nhiệm quản lý sẽ rõ hơn nhiều.
