- Khi công việc không đi như dự tính
- Đổi cách để giải quyết chuyện gì?
- Có phần vẫn phải giữ
- Người này làm được, người khác thì sao?
- Người sau có phải xử lý thêm?
- Tình huống thực tế
- Khi cách chữa cháy thành việc thường ngày
- Khi nên quay về cách quen thuộc
- Trước khi đổi đường đi
- Khi nhiều thứ cùng chồng lên nhau
- Gửi tình huống để DME phân tích
- Đổi khi có lý do rõ
Xe đã làm được một đoạn thì người thực hiện mới thấy một tình trạng lúc nhận xe chưa lộ rõ.
Nếu tiếp tục đúng thứ tự quen thuộc, phần sau sẽ khó xử lý hơn.
Nếu đổi đường đi, họ lại phải tự biết phần nào vẫn không được bỏ.
Những lúc như vậy, câu hỏi thực tế không phải là: “Có được làm khác không?”
Mà là: đổi cách ở đây có giải quyết đúng tình huống mà không đẩy vấn đề sang chỗ khác không?
Khi công việc không đi như dự tính #
Không phải chiếc xe nào cũng đi đúng đường như lúc bắt đầu.
Có xe bẩn hơn dự kiến ở một khu vực.
Có xe lộ ra một tình trạng chỉ khi đã xử lý được một phần.
Có lúc một khâu trước kéo dài làm thứ tự quen thuộc phía sau không còn thuận nữa.
Nếu cứ cố đi tiếp như bình thường, người làm có thể mất thêm thời gian hoặc làm khó chính phần việc sau đó.
Đổi cách trong những tình huống như vậy có thể hợp lý.
Nhưng lý do để đổi phải rõ.
| Đang thấy | Điều nên làm rõ |
|---|---|
| Tình trạng xe khác lúc dự tính ban đầu | Khác ở đâu và có ảnh hưởng phần đang làm không |
| Thứ tự quen thuộc bắt đầu gây khó | Tiếp tục như cũ sẽ làm khó phần nào |
| Người làm muốn chuyển sang cách khác | Thay đổi này đang giải quyết chuyện gì |
| Chưa rõ vì sao cần đổi | Chưa cần vội bỏ đường đi đang dùng |
Đổi cách để giải quyết chuyện gì? #
Một thay đổi chỉ có ý nghĩa khi nó đang xử lý một vấn đề thật.
Ví dụ:
tình trạng xe khác rõ so với lúc đầu;
thứ tự quen thuộc làm phần sau khó thực hiện;
cần xử lý một điểm trước để tránh ảnh hưởng chỗ khác;
cách cũ không còn phù hợp với điều kiện đang gặp.
Nếu không trả lời được:
“Đổi để giải quyết chuyện gì?”
thì rất khó biết đó là cách xử lý hợp lý hay chỉ là thói quen riêng của từng người.
Có phần vẫn phải giữ #
Đổi đường đi không có nghĩa được bỏ qua những phần đã biết là cần có.
Trước khi thay đổi, người làm vẫn cần biết:
- xe cuối cùng phải đạt mức nào;
- phần nào không được thiếu;
- thông tin nào phải còn đủ cho người sau;
- chỗ nào nếu lệch sẽ làm chất lượng hoặc an toàn bị ảnh hưởng.
Đây là điểm giúp phân biệt một thay đổi để phù hợp với tình huống với một thay đổi làm mất chính thứ cần được giữ.
Người này làm được, người khác thì sao? #
Người có kinh nghiệm đôi khi nhìn một chiếc xe và biết ngay nên đổi thứ tự ở đâu.
Họ không chỉ nhìn thấy bước mình muốn bỏ qua.
Họ còn biết phần nào vẫn phải được hoàn tất dù thứ tự đã thay đổi.
Người ít kinh nghiệm hơn có thể chỉ nhìn thấy: “Anh ấy không làm theo thứ tự cũ.”
Rồi bắt chước đúng phần nhìn thấy được.
Vấn đề là họ chưa chắc biết vì sao người kia đổi, phần nào vẫn phải giữ hoặc khi nào cách đó không còn phù hợp.
Vì vậy, một cách làm khác đã ổn với một người chưa đủ để nói rằng cả đội đều nên dùng.
| Đang thấy | Điều nên để ý |
|---|---|
| Một người thường xuyên đổi thứ tự nhưng xe vẫn đạt | Họ đang giữ những phần nào dù cách làm thay đổi |
| Người khác bắt chước nhưng dễ gặp lỗi | Có điều gì người đầu tiên hiểu mà người sau chưa thấy |
| Chỉ người có nhiều kinh nghiệm mới dùng cách đó | Chưa nên mặc định đây là cách phù hợp cho cả đội |
| Nhiều người làm khác nhau trong điều kiện tương đương mà kết quả vẫn ổn | Chưa có lý do rõ để ép về một cách duy nhất |
Người sau có phải xử lý thêm? #
Một thay đổi có thể giúp người đang làm dễ hơn.
Nhưng công việc chưa kết thúc ở tay người đó.
Nếu đổi cách khiến:
- người sau phải hỏi lại;
- thiếu thông tin;
- phải làm lại một phần;
- không biết xe đang ở đâu trong công việc;
- hoặc phải tự xử lý thêm phần phát sinh;
thì lợi ích ở khâu trước có thể chỉ là chuyển việc sang khâu sau.
Một câu hỏi đáng dùng là:
mình đang giải quyết việc này, hay chỉ đang đẩy nó sang người tiếp theo?
| Nếu thay đổi này xảy ra | Hãy nhìn thêm |
|---|---|
| Người trước làm nhanh hơn | Người sau có mất thêm thời gian không |
| Một bước được chuyển sang chỗ khác | Có ai biết rõ ai sẽ hoàn tất nó không |
| Cách mới ít thao tác hơn | Phần cần có vẫn còn đủ không |
| Người sau thường phải hỏi lại | Thông tin bàn giao có đang bị mất không |
Tình huống thực tế #
Đổi điểm bắt đầu vì tình trạng xe khác
Cùng một gói dịch vụ nhưng không phải chiếc xe nào cũng vào với tình trạng giống nhau.
Có xe khiến người thực hiện bắt đầu ở một khu vực khác so với cách quen thuộc.
Các bước ở giữa cũng có thể đổi thứ tự.
Điều quan trọng không nằm ở việc họ có đi đúng một đường hay không.
Mà là:
- những phần cần có vẫn được hoàn tất;
- tình trạng chiếc xe là lý do thật sự cho thay đổi;
- cách làm mới không tạo thêm nguy cơ;
- người sau vẫn nhận được đủ thông tin để tiếp tục.
Nếu những điều này vẫn được giữ, khác đường đi chưa chắc là sai.
Nhưng cùng cách thay đổi đó chưa chắc phù hợp với một người khác hoặc một chiếc xe khác.
Tình huống này chỉ minh họa cách nhìn. Nó không có nghĩa cứ khác tình trạng xe là nên đổi thứ tự.
Khi cách chữa cháy thành việc thường ngày #
Một lần phải đổi cách có thể chỉ là ngoại lệ.
Nhưng nếu nhiều người cứ đến cùng một chỗ là phải tự né, đổi thứ tự hoặc nghĩ cách khác để làm tiếp, câu chuyện đã khác.
Khi đó nên nhìn lại vì sao chỗ này liên tục buộc mọi người phải tự xoay xở.
Có thể cách đang dùng chưa khớp với thực tế nữa.
Cũng có thể một điều kiện khác đang làm công việc khó hơn.
Mục tiêu không phải cấm người làm xoay xở, mà tránh để cách xử lý tạm dần trở thành cách vận hành mặc định mà không ai còn nhớ nó xuất hiện vì lý do gì.
Một lần đổi cách có thể giúp xử lý một chiếc xe.
Cả đội phải đổi cùng một chỗ hết lần này đến lần khác thì đáng xem lại sâu hơn.
Khi nên quay về cách quen thuộc #
Không phải thay đổi nào cũng nên tiếp tục.
Nên cân nhắc quay lại cách quen thuộc khi:
- lý do ban đầu để đổi không còn;
- người thực hiện không chắc phần nào phải giữ;
- thay đổi bắt đầu làm chất lượng trôi;
- khâu sau bị ảnh hưởng;
- nguy cơ tăng lên;
- hoặc không còn rõ cách mới đang giúp gì.
Cách quen thuộc không phải lúc nào cũng là cách tốt nhất.
Nhưng khi chưa có đủ lý do để tiếp tục cách mới, nó có thể là điểm quay về nếu nó vẫn còn phù hợp với tình trạng hiện tại.
Nếu chính cách quen thuộc cũng không còn dùng được, cần nhìn lại tình huống thay vì cố ép công việc quay về một đường không còn phù hợp.
Trước khi đổi đường đi #
Không cần một bảng đánh giá dài.
Chỉ cần nhìn vào vài chuyện cụ thể:
- Tình trạng này khác bình thường ở đâu?
- Nếu đổi cách, phần cần có nào vẫn phải hoàn tất?
- Người đang đổi có biết thay đổi đó có thể ảnh hưởng gì không?
- Người sau có phải làm thêm hoặc hỏi lại không?
- Nếu cách mới không ổn, có dễ quay lại không?
- Cách này chỉ hợp với tình huống này hay đang được dùng lặp lại?
- Khi nào phải dừng cách mới và quay về đường quen thuộc?
Nếu những câu này còn chưa rõ, chưa cần vội biến cách làm khác thành một cách làm được chấp nhận rộng hơn.
Khi nhiều thứ cùng chồng lên nhau #
Có những tình huống không nằm gọn trong một nguyên nhân.
Xe khác thường, người làm có kinh nghiệm khác nhau, trung tâm đang đông, thiết bị hoặc vật tư thay đổi, hoặc một cách xử lý tạm đã được dùng từ trước.
Khi nhiều thứ cùng xảy ra, chỉ hỏi:
“Làm khác có được không?”
thường chưa đủ để quyết định.
Lúc đó cần nhìn đồng thời lý do phải đổi, phần vẫn phải giữ và ảnh hưởng sang người hoặc khâu tiếp theo.
Gửi tình huống để DME phân tích #
Nếu tình huống thực tế khó phân biệt, bạn không cần tự biến nó thành một báo cáo hoàn chỉnh.
Có thể gửi cho DME những gì đang thực sự xảy ra theo 7 ý sau:
1. Điều gì khiến người làm muốn đổi cách?
Ví dụ: tình trạng xe khác dự kiến, đang đông xe, thiết bị thay đổi hoặc cách quen thuộc làm phần sau khó hơn.
2. Họ đã đổi ở đâu?
Điểm bắt đầu, thứ tự, một phần xử lý, người thực hiện hoặc cách bàn giao.
3. Phần nào vẫn được giữ?
Xe cuối cùng vẫn phải đạt gì và phần nào không được thiếu.
4. Người sau có bị ảnh hưởng không?
Có phải hỏi lại, làm thêm, chờ, sửa lại hoặc tự đoán công việc đang ở đâu không?
5. Ai đang dùng cách này?
Chỉ một người, một vài người hay gần như cả đội?
6. Cách này xuất hiện bao lâu rồi?
Một lần, thỉnh thoảng hay đang lặp lại thường xuyên?
7. Có lúc nào cùng cách đó không hiệu quả?
Nếu có, chỉ cần mô tả ngắn tình huống đó.
Không cần cố kết luận nguyên nhân.
DME có thể dùng những thông tin này để cùng xem cách thay đổi đó:
- hợp với tình huống cụ thể;
- chỉ nên dùng trong một số điều kiện;
- đang tạo thêm việc hoặc nguy cơ ở chỗ khác;
- hay đã trở thành dấu hiệu cần nhìn lại sâu hơn.
Nếu thông tin hiện có vẫn chưa đủ để kết luận, giữ nó ở trạng thái chưa rõ vẫn tốt hơn ép ra một câu trả lời chắc chắn.
Đổi khi có lý do rõ #
Không phải lúc nào cũng cần đi đúng một đường.
Nhưng cũng không nên đổi chỉ vì “làm vậy thấy tiện hơn”.
Cách làm khác chỉ đáng giữ khi:
- có lý do rõ từ tình huống thực tế;
- phần cần có vẫn được giữ;
- người thực hiện hiểu điều mình đang thay đổi;
- khâu sau không phải trả giá cho thay đổi đó;
- và vẫn biết khi nào nên quay lại cách quen thuộc.
Chỉ sau đó mới đáng hỏi tiếp:
cách làm này có giúp công việc nhanh hơn, nhẹ hơn hoặc ít tốn hơn không?
